ISPO (Proses)

Indonesian Sustainable Palm Oil System (ISPO) adalah suatu kebijakan yang diambil oleh Pemerintah Indonesia Nomor 44 Tahun 2020 Tentang Sistem Sertifikasi Perkebunan Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia dan Peraturan Menteri Pertanian Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2020 Tentang Penyelenggaraan Sertifikasi Perkebunan Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia dengan tujuan untuk meningkatkan daya saing minyak sawit Indonesia di pasar dunia dan ikut berpartisipasi dalam rangka memenuhi komitmen Presiden Republik Indonesia untuk Memastikan dan meningkatkan pengelolaan serta pengembangan Perkebunan Kelapa Sawit sesuai prinsip dan kriteria ISPO, Meningkatkan keberterimaan dan daya saing Hasil Perkebunan Kelapa Sawit Indonesia di pasar nasional dan internasional dan Meningkatkan upaya percepatan penurunan emisi gas rumah kaca serta memberi perhatian terhadap masalah lingkungan.

• Perubahan Ruang Lingkup

1. Adanya permohonan perluasan ruang lingkup Sertifikasi ISPO oleh klien, maka PT. SBC Asia Sertifikasi akan melakukan kajian terhadap permohonan perubahan ruang lingkup tersebut dan segera membuat pengajuan biaya sertifikasi kepada klien.
2. Perubahan ruang lingkup meliputi penambahan atau pengurangan lingkup sertifikasi terkait dengan adanya perubahan jenis produk dan jasa atau penambahan luas areal operasional atau kapasitas izin.
3. Melakukan audit khusus karena adanya permohonan perluasan ruang lingkup Sertifikasi ISPO oleh Pelaku Usaha tidak bersamaan dengan audit pengawasan atau resertifikasi, setelah dilakukan pengambilan keputusan sertifikasi maka diperlukan penyesuaian sertifikat sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi baru yang akan diterbitkan tersebut.

• Biaya/ sumber dana

1. Biaya sertifikasi yang akan ditagihkan kepada klien merupakan biaya audit ditambah PPN.
2. Klien harus membayar biaya sertifikasi berdasarkan jumlah hari audit yang dibutuhkan (termasuk hari perjalanan) dan biaya sertifikasi (misalnya administrasi, sertifikat, dll). Apabila ada audit tambahan, klien akan dikenakan biaya untuk hal tersebut.
3. biaya lainnya (misalnya biaya perjalanan dan penginapan, biaya untuk analisis dan biaya untuk pengiriman sertifikat dengan pos tercatat) akan dikenakan tagihan langsung kepada klien.
4. SBC Asia Sertifikasi berhak untuk mengubah biaya sertifikasi berdasarkan angka indeks nasional atau kebijakan khusus dari PT. SBC Asia Sertifikasi.
5. SBC Asia Sertifikasi akan mengirimkan pemberitahuan perubahan dalam struktur biaya kepada klien setidaknya tiga bulan sebelum struktur biaya itu berlaku.
6. Dalam hal pembatalan kunjungan audit yang dilakukan oleh klien atau oleh PT. SBC Asia Sertifikasi karena klien belum memenuhi kewajiban pembayaran sebagaimana yang tercantum dalam kontrak, terhadap biaya yang sudah terlanjur dikeluarkan, seperti: tiket pesawat, akomodasi, biaya transport, dan lain lain akan dibebankan kepada klien.
7. Jika klien berkeinginan untuk mengubah dan/atau menambah kontrak sehubungan dengan unit dan/atau produk yang harus diperiksa setelah kontrak disepakati, PT. SBC Asia Sertifikasi akan menyetujui perubahan atau penambahan tersebut sejauh masih dalam batas kewajaran.

• Hak dan Kewajiban Klien

1. Memelihara dan mempertahankan penerapan prinsip dan kriteria ISPO secara konsisten dan konsekuen.
2. Bersedia dilakukan survailen setiap tahun.
3. Melaporkan apabila ada perubahan yang mendasar berkaitan dengan persyaratan
4. Apabila ada kesalahan dalam menjalankan program sertifikasi, klien harus menarik atau memperbaiki sesuai dengan standar ISPO dan/atau yang ditetapkan oleh PT. SBC Asia Sertifikasi.
5. Klien tidak boleh menggunakan sertifikasi yang tidak termasuk dalam ruang lingkup atau menggunakan label sertifikasi yang belum disetujui oleh PT. SBC Asia Sertifikasi atau dengan cara-cara yang bertentangan dengan aturan yang ditetapkan oleh pemilik standar atau PT. SBC Asia Sertifikasi.
6. Klien harus membuat prosedur dan form tanggapan atas keluhan yang disampaikan kepadanya dan menyimpan dokumen keluhan tersebut untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan kebijakan perusahaan.
7. Klien harus mematuhi persyaratan PT. SBC Asia Sertifikasi dalam membuat acuan mengenai sertifikasi produk di media komunikasi seperti dokumen, brosur atau iklan.
8. Klien berhak mendapatkan sertifikat ISPO jika dinyatakan lulus dan menggunakan tanda sertifikat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
9. Kewajiban dan hak tidak dapat dialihkan kepada pihak ketiga, kecuali ada tercantum dalam perjanjian kontra

• Persyaratan, penghentian, pencabutan dan penolakan sertifikas

Merujuk pada panduan mutu

• Kontrak akan mulai berlaku pada saat kontrak ditandatangani oleh klien sampai akhir masa kontrak dan akan diperpanjang sesuai kesepakatan antara PT. SBC Asia Sertifikasi dengan klien
• Kontrak dapat diakhiri oleh salah satu pihak dengan cara memberitahukan secara tertulis kepada pihak lain dengan ketentuan bahwa periode pemberitahuan tiga bulan sebelum pemberhentian kontrak.
• Kontrak ini dapat dihentikan oleh PT. SBC Asia Sertifikasi segera secara tertulis kepada klien tanpa harus ada pemberitahuan sebelumnya, apabila terjadi hal-hal sebagai berikut:

–    Klien menyalahgunakan sertifikasi yang diperoleh dari PT. SBC Asia Sertifikasi dengan cara apapun.

–    Klien mengalami kebangkrutan.

–    Klien tidak membayar hutang dalam waktu 3 (tiga) bulan setelah batas akhir tenggat pembayaran

–    Rusaknya nama atau reputasi klien dalam dunia bisnis.

1. Dalam hal pemutusan kontrak karena alasan apapun:

–    Klien harus mengembalikan sertifikat dengan surat tercatat kepada PT. SBC Asia Sertifikasi dalam waktu satu minggu setelah berakhirnya kontrak.

–    Semua hak yang berhubungan dengan program sertifikasi akan berakhir.

–    PT. SBC Asia Sertifikasi tidak berkewajiban untuk mengembalikan biaya yang telah dibayarkan oleh klien.

–    PT. SBC Asia Sertifikasi diwajibkan untuk menjaga kerahasiaan informasi mengenai klien, kecuali untuk yang dipersyaratkan oleh hukum.

–    Klien tidak boleh lagi menggunakan tanda/logo sertifikasi yang telah diberikan sesuai program sertifikasinya.

Hal – hal yang dapat menyebabkan terjadinya pembekuan sertifikat antara lain :

–    Klien gagal secara total memenuhi persyaratan sertifikasi

–    Klien tidak bersedia dilakukan audit pengawasan atau meminta mengundurkan jadwal surveillance lebih dari masa surveillance yang telah ditetapkan sejak terbitnya Sertifikat ISPO

–    Klien tidak membayar biaya sertifikasi

–    Klien menyalahi penggunaan lisensi, sertifikat dan tanda kesesuaian

–    Klien meminta pembekuan sertifikasi secara sukarela

Hal-hal yang menyebabkan penolakan kontrak/ penyebab tidak diperpanjang kontrak

Apabila Perusahaan Perkebunan permohonan Sertifikasi ISPO tidak melampirkan persyaratan sepert:

1. Izin usaha perkebunan;
2. Bukti kepemilikan hak atas tanah;
3. Izin lingkungan; dan
4. Penetapan kelas kebun dari pemberi izm usaha perkebunan.
5. Perusahaan Perkebunan tidak memiliki auditor internal yang memahami prinsip dan kriteria ISPO.

• Pembekuan, pembatalan, atau pencabutan sertifikat ISPO

Merujuk pada SOP 3

• Apabila dalam penilikan terdapat ketidaksesuaian, diberikan waktu untuk melakukan perbaikan dalam jangka waktu paling lama 3 (tiga) bulan terhitung sejak rapat penutupan penilikan. Apabila ketidaksesuaian tidak diperbaiki dalam masa 3 (tiga) bulan tersebut, maka sertifikat akan dibekukan dan diberikan waktu untuk melakukan perbaikan paling lama 6 (enam) bulan sebelum diberikan keputusan pencabutan atau pembatalan sertifikat ISPO.

PT SBC Asia Sertifikasi wajib melaporkan sertifikat yang diterbitkan, dibekukan dan dicabut/dibatalkan kepada Menteri sebagaimana form SOP 34-ISPO

• LOGO SBC

1. Penggunaan logo sertifikasi PT. SBC Asia Sertifikasi hanya diberikan kepada perusahaan-perusahaan klien yang telah memperoleh sertifikat ISPO oleh PT. SBC Asia Sertifikasi
2. Logo dapat digunakan sebagai media publikasi atau materi promosi yang terkait dengan ruang lingkup sertifikasi perusahaan seperti brosur, kalender, iklan, dll, di mana seluruh atau sebagian dari materi tersebut harus sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi Organisasi
3. Tanda Sertifikasi tidak boleh digunakan secara langsung pada produk atau hal – hal yang terkait erat dengan produk, yang dapat menyiratkan bahwa produk itulah yang disertifikasi oleh PT. SBC Asia Sertifikasi, seperti label yang ditempelkan pada kemasan produk
4. Logo hanya dapat direproduksi dalam warna aslinya dan ukuran logo sertifikasi dapat dikurangi atau diperbesar sesuai kebutuhan namun tetap proporsinal dan jelas
5. Penggunaan logo PT. SBC Asia Sertifikasi harus dihentikan dan memusnahkan persediaan logo yang ada apabila telah berakhirnya sertifikasi
6. SBC Asia Sertifikasi dapat melakukan penangguhan, penarikan sertifikasi bahkan sampai pada tindakan hokum apabila pemegang sertifikat yang terakreditasi tidak dapat mematuhi peraturan dalam menggunakan logo PT. SBC Asia Sertifikasi.

–